E-Rechnungspflicht in Frankreich, Belgien und Polen. Was Du mit Tochter oder Steuernummer dort wirklich brauchst

In diesem Beitrag geben wir Dir einen Überblick über die drei Länder, erläutern, wer dort betroffen ist, und zeigen anhand typischer Praxisbeispiele, was in Deinem ERP zu tun ist.

Warum betrifft Dich das als deutsches Unternehmen?

Weil die Pflicht dort gilt, wo Deine Gesellschaft ansässig ist – nicht dort, wo Dein ERP steht. Eine französische, belgische oder polnische Tochter ist ein Unternehmen dieses Landes. Sie muss die Regeln vor Ort erfüllen, auch wenn ihre Rechnungen im selben System entstehen wie die der deutschen Mutter.

Dabei gehen die drei Länder unterschiedliche Wege:

• Frankreich setzt auf zugelassene Plattformen, über die jede Rechnung läuft.
• Belgien setzt auf das Peppol-Netzwerk, ein europäisches Netz für den Austausch von E-Rechnungen.
• Polen setzt auf ein staatliches System, KSeF, in dem jede Rechnung entsteht und liegt.

So entsteht für eine Unternehmensgruppe schnell ein Nebeneinander aus drei Anbindungen – zusätzlich zur deutschen E-Rechnung.

Frankreich: Was gilt seit dem 1. September 2026?

Seit dem 1. September 2026 müssen alle Unternehmen in Frankreich E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe und Rechtsform. Große Unternehmen und mittelgroße Unternehmen, in Frankreich „ETI“ genannt, müssen sie seitdem auch versenden. Kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen folgen spätestens am 1. September 2027. Maßgeblich für die Größe ist die einzelne Gesellschaft mit ihrer SIREN-Nummer, nicht die Gruppe.

Verschickt wird nicht mehr direkt an Kund:innen, sondern über eine plateforme agréée – eine von der Steuerverwaltung zugelassene Plattform. Sie stellt die Rechnung der Plattform des Empfängers zu und meldet die nötigen Daten an die Verwaltung. Eine PDF-Datei per Mail ist ausdrücklich keine E-Rechnung.

Dazu kommen vier neue Pflichtangaben auf der Rechnung: die SIREN des Kunden, die Art des Umsatzes (Lieferung, Leistung oder beides), gegebenenfalls die Option zur Versteuerung nach vereinbarten Entgelten und die Lieferadresse, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht.

Wichtig ist dabei: Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen, die in Frankreich ansässig sind. Rechnungen an Kund:innen im Ausland oder an Privatpersonen fallen unter das E-Reporting – eine Meldung der Umsatzdaten an die Verwaltung, ebenfalls über die Plattform. Auch ein ausländisches Unternehmen ohne Sitz in Frankreich kann meldepflichtig sein, wenn es dort steuerpflichtige Umsätze an Privatpersonen macht, zum Beispiel im Versandhandel. Für die Startphase kündigt die Verwaltung an, keine Sanktionen gegen Unternehmen zu verhängen, die ernsthaft an der Umstellung arbeiten.

Belgien: Was gilt seit dem 1. Januar 2026?

Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen untereinander strukturierte E-Rechnungen austauschen. Der Weg ist festgelegt: das Peppol-Netzwerk, im Format Peppol BIS. Abweichungen sind nur bei gegenseitiger Vereinbarung und unter Einhaltung der europäischen Norm EN 16931 erlaubt. Eine PDF-Datei per Mail oder über ein Portal reicht nicht mehr.

Die Pflicht trifft auch kleine Unternehmen, die die belgische Kleinunternehmerregelung bis 25.000 Euro Jahresumsatz nutzen. Nicht betroffen sind Unternehmen, die nicht in Belgien ansässig sind und dort keine feste Niederlassung haben – auch dann nicht, wenn sie eine belgische Umsatzsteuernummer besitzen. Sie müssen weder senden noch empfangen können. Ihre Geschäftspartner:innen darüber zu informieren, ist allerdings ihre eigene Aufgabe.

Polen: Was gilt mit KSeF?

Polen führt die Pflicht in drei Stufen ein. Rechnungen entstehen dort im Krajowy System e-Faktur, kurz KSeF – dem staatlichen System der polnischen Finanzverwaltung:

1. Seit dem 1. Februar 2026 für Unternehmen, deren Umsatz 2024 einschließlich Steuer über 200 Millionen Złoty lag. Empfangen über KSeF müssen seitdem alle.
2. Seit dem 1. April 2026 für alle übrigen Unternehmen.
3. Ab dem 1. Januar 2027 auch für die kleinsten, deren über Rechnungen dokumentierter Umsatz im Monat 10.000 Złoty brutto nicht übersteigt.

Nicht verpflichtet sind Unternehmen ohne Sitz und ohne feste Niederlassung in Polen. Dasselbe gilt, wenn eine feste Niederlassung zwar besteht, an der jeweiligen Lieferung oder Leistung aber nicht beteiligt ist. Wann eine feste Niederlassung vorliegt, hat das Finanzministerium in eigenen Erläuterungen vom 28. Januar 2026 beschrieben. Freiwillig dürfen auch Nicht-Verpflichtete in KSeF fakturieren.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Betroffen sind beispielsweise:

• eine Tochtergesellschaft mit Sitz in Frankreich, Belgien oder Polen
• eine feste Niederlassung dort, die an den Umsätzen beteiligt ist
• in Frankreich zusätzlich: Unternehmen ohne Sitz dort, die in Frankreich steuerpflichtig an Privatpersonen verkaufen – für das E-Reporting

Nicht betroffen sind beispielsweise:

• ein deutsches Unternehmen, das nur eine belgische Umsatzsteuernummer hat, ohne feste Niederlassung
• ein deutsches Unternehmen ohne Sitz und ohne feste Niederlassung in Polen
• Rechnungen der deutschen Mutter an Kund:innen in diesen Ländern, soweit keine der obigen Pflichten greift

Die Abgrenzung der festen Niederlassung ist im Einzelfall anspruchsvoll. Hier lohnt die Abstimmung mit Deiner steuerlichen Beratung, bevor Du Dich auf „nicht betroffen“ verlässt.

Was heißt das für Dein ERP?

Die E-Rechnung im Ausland ist kein Formatthema – sie ist ein Anbindungsthema. Denn jedes Land verlangt nicht nur eine Datei, sondern einen bestimmten Weg dorthin. Drei Dinge müssen stimmen:

1. Der Weg. Frankreich: eine zugelassene Plattform. Belgien: ein Peppol-Zugangspunkt. Polen: die Schnittstelle zu KSeF.
2. Die Stammdaten. Französische Rechnungen brauchen SIREN und SIRET, belgische eine Peppol-Adresse der Kund:innen.
3. Die Zuordnung. Im ERP muss klar sein, welche Gesellschaft welche Pflicht hat – und welche Kund:innen auf welchem Weg beliefert werden.

In Business Central hängt viel davon ab, wer das Land lokalisiert. Für Frankreich und Belgien liefert Microsoft selbst eine Landesversion, für Polen kommt sie von Partnern. Für Frankreich bringt die Erweiterung E-Reporting FR zwei Formate mit: UBL 2.1 nach Peppol BIS 3.0 und Factur-X, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Rechnungen gehen über das Framework für E-Belege an die Plattform, angebunden über einen Konnektor. Voraussetzung sind gepflegte SIREN- und SIRET-Nummern im Unternehmen und eine elektronische Adresse bei jedem Kunden. Die Plattform wählst Du selbst – einen der von Microsoft unterstützten Anbieter oder einen aus dem Marketplace.

Für Polen gilt: Wie KSeF angebunden wird, hängt von der Lokalisierung Deines Partners ab. Welche Schnittstellen wir in Business Central bauen, zeigen wir auf der Seite Business Central Schnittstellen.

Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Ein Maschinenbauer aus Bayern hat eine Vertriebstochter in Lyon, eine SAS mit eigener SIREN. Sie gilt in Frankreich als großes Unternehmen. Seit September muss sie ihre Rechnungen an französische Kund:innen über eine zugelassene Plattform schicken und ihre Exportumsätze melden.

Beispiel 2: Ein Großhändler liefert nach Belgien und ist dort nur für die Umsatzsteuer registriert, ohne Lager und ohne Personal. Er muss nicht über Peppol senden oder empfangen. Seinen belgischen Kund:innen sollte er das aber selbst mitteilen, damit sie nicht auf eine Peppol-Rechnung warten.

Beispiel 3: Ein Hersteller hat ein Werk in Polen, das dort produziert und verkauft. Die polnische Gesellschaft stellt ihre Rechnungen seit April in KSeF aus. Entstehen sie im gemeinsamen ERP der Gruppe, braucht dieses ERP eine Anbindung an KSeF.

Was Du jetzt tun solltest

1. Schreib auf, welche Gesellschaften und Niederlassungen Du in Frankreich, Belgien und Polen hast.
2. Klär mit Deiner steuerlichen Beratung, ob dort eine feste Niederlassung besteht.
3. Prüf je Gesellschaft, ab wann sie versenden und empfangen muss – in Frankreich hängt das an ihrer Größe.
4. Leg fest, über welchen Weg jede Gesellschaft angebunden wird: Plattform, Peppol-Zugangspunkt oder KSeF.
5. Pflege die Stammdaten, die das Land verlangt, bevor die erste Rechnung rausgeht.

Für die deutsche Seite gilt eigenes Recht: Lies dazu unseren Beitrag zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2027.

Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Alle drei Länder passen ihre Regeln laufend an. Eine verbindliche Bewertung sollte stets im konkreten Einzelfall erfolgen.

Unser Blick

Wir bei XCLRTD sehen bei Unternehmensgruppen immer wieder dasselbe Bild: Die deutsche E-Rechnung ist geplant, die Töchter im Ausland laufen nebenher. Doch gerade dort sind die Pflichten schon da. Gemeinsam schauen wir, welche Gesellschaft welchen Weg braucht, und bauen die Anbindungen so, dass sie in einem ERP zusammenlaufen – nicht in drei Insellösungen.

Die E-Rechnung im Ausland ist kein Sonderfall – sie ist der Normalfall von morgen. Wer seine Gruppe heute sauber aufstellt, rechnet in jedem Land ohne Umwege ab.