In diesem Beitrag geben wir Dir einen Überblick über die Fristen, erläutern, welche Formate zählen, und zeigen anhand typischer Praxisbeispiele, was in Deinem ERP zu tun ist.
Was ändert sich ab dem 1. Januar 2027?
Bis Ende 2026 darfst Du Rechnungen an andere Unternehmen noch auf Papier oder als PDF verschicken. Ab dem 1. Januar 2027 gilt das nur noch, wenn Dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Liegst Du darüber, muss jede Rechnung an ein inländisches Unternehmen eine E-Rechnung sein. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle – unabhängig vom Umsatz.
Wichtig ist dabei: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung per Mail. Sie ist eine Datei in einem festgelegten, strukturierten Format, die ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Die PDF-Rechnung per Mail gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Musst Du schon 2027 versenden?
Ja, wenn Dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG – nicht der Umsatz mit einzelnen Kund:innen. Liegst Du darunter, hast Du ein Jahr länger Zeit: Papier bleibt bis Ende 2027 erlaubt, andere elektronische Formate wie das PDF nur mit Zustimmung Deiner Kund:innen.
Wer ist betroffen – und wer nicht?
Betroffen sind grundsätzlich:
- Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland
- kleine Unternehmen genauso, spätestens ab 2028
- jede Stelle, an der Rechnungen entstehen: ERP, Onlineshop, Abrechnungsprogramme
Nicht betroffen sind beispielsweise:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
- bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Rechnungen an Privatkund:innen
Welche Formate zählen?
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das zwei:
- XRechnung: eine reine XML-Datei – gemacht für Programme, für Menschen erst mit einem Anzeigeprogramm lesbar.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Programme die XML.
Dabei gilt: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Norm nicht. Eine Rechnung in diesen Profilen ist keine E-Rechnung – auch wenn sie so aussieht.
Rechnest Du mit großen Kund:innen per EDI ab, darfst Du ein Verfahren, das die Norm nicht erfüllt, bis Ende 2027 weiter nutzen. Danach muss es die Norm erfüllen oder sich in ein passendes Format übersetzen lassen.
Was heißt das für Dein ERP?
Die E-Rechnung ist kein Formatwechsel – sie ist ein Stammdatenprojekt. Denn die Pflicht trifft die Stelle, an der Deine Rechnungen entstehen, und meistens ist das Dein ERP. Drei Dinge müssen dort stimmen:
- Das Format. Das System erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD und prüft die Datei, bevor sie rausgeht.
- Die Stammdaten. E-Rechnungen verlangen Angaben, die auf Papier niemand vermisst hat – typisch fehlen die Käuferreferenz, Einheiten als genormte Codes und Kontaktdaten beim Verkäufer.
- Der Versandweg. Deine Kund:innen bekommen das Format, das sie annehmen – per Mail oder über ein Netzwerk wie Peppol.
In Business Central ist das ab Version 26.3 Standard. Das Framework für E-Belege kennt XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3. Du legst je Format einen E-Belegdienst an und ordnest ihn über das Belegsendeprofil Deinen Kund:innen zu. Ein Profil kennt genau ein Format. Wer verschiedene Formate braucht, braucht deshalb verschiedene Profile.
Beim Empfang liest Business Central alle drei Formate ein und holt bei ZUGFeRD die XML selbst aus dem PDF. Daraus wird aber nicht von allein eine Einkaufsrechnung. Dafür muss die Zuordnung zu Kreditoren, Artikeln und Bestellungen eingerichtet sein.
Ältere Versionen und Dynamics NAV haben das nicht im Standard. Dort brauchst Du ein Update oder eine Erweiterung. Welche Schnittstellen wir in Business Central bauen, zeigen wir auf der Seite Business Central Schnittstellen.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Ein Großhändler setzt 2026 vier Millionen Euro um. Ab dem 1. Januar 2027 muss jede Rechnung an seine Geschäftskund:innen eine E-Rechnung sein – auch die, die sein Onlineshop selbst schreibt.
Beispiel 2: Ein Handwerksbetrieb setzt 2026 rund 600.000 Euro um. Er darf 2027 noch Papier schicken und muss ab 2028 E-Rechnungen versenden. Empfangen muss er sie schon heute.
Beispiel 3: Ein Hersteller schreibt seine Rechnungen in Business Central, verschickt sie aber als PDF über ein Zusatzprogramm. Hier reicht es nicht, das ERP umzustellen. Das Zusatzprogramm muss mit.
Ist es bei Dir Zeit für die Umstellung?
Spätestens dann, wenn Du eine der folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten kannst:
- Lag Dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro?
- Entstehen Deine Rechnungen an mehr als einer Stelle – im ERP, im Shop, in einem Abrechnungsprogramm?
- Arbeitest Du mit Business Central vor Version 26.3 oder noch mit Dynamics NAV?
- Verschickst Du Rechnungen heute als PDF per Mail?
- Weißt Du nicht, in welchem Format Deine größten Kund:innen E-Rechnungen annehmen?
Was Du jetzt tun solltest
- Prüf Deinen Gesamtumsatz 2026. Er entscheidet, ob Du ab Januar 2027 oder ab Januar 2028 versenden musst.
- Schreib auf, wo bei Dir Rechnungen entstehen.
- Erzeug eine Test-Rechnung als XRechnung und prüf sie mit dem Validator der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Die Fehler zeigen sich meist in den Stammdaten.
- Frag Deine größten Kund:innen, in welchem Format und auf welchem Weg sie E-Rechnungen annehmen.
- Plan die Umstellung so, dass der erste Rechnungslauf im Januar schon im neuen Format läuft.
Übergibst Du zusätzlich Buchungsdaten an DATEV, lies auch unseren Beitrag zum Ende des DATEV Rechnungsdatenservice.
Unser Blick
Wir bei XCLRTD sehen in der E-Rechnung mehr als eine Pflicht. Wer seine Rechnungen einmal sauber strukturiert, schafft das Fundament für alles, was danach kommt – weniger Abtippen, weniger Rückfragen, Eingangsrechnungen, die sich selbst zuordnen. Gemeinsam schauen wir, was Dein System schon kann, und schließen die Lücken dort, wo sie wirklich sind. Nicht mit einem weiteren Zusatzprogramm, sondern mit dem Standard, den Du schon hast.
Die E-Rechnung ist kein Projekt für den Dezember – sie ist ein Projekt für jetzt. Wer heute prüft, verschickt im Januar ohne Umwege.