EU Data Act. Wie Du an die Daten Deiner Maschinen kommst – und an Deine ERP-Daten, wenn Du den Anbieter wechselst

In diesem Beitrag geben wir Dir einen Überblick über die zwei Teile des Data Act, die im Mittelstand zählen, erläutern die Fristen und zeigen anhand typischer Praxisbeispiele, was das für Dein ERP bedeutet.

Was ist der Data Act?

Der Data Act ist die Verordnung (EU) 2023/2854. Er gilt seit dem 12. September 2025 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Zuständige Behörde in Deutschland ist seit dem 30. Mai 2026 die Bundesnetzagentur.

Für Unternehmen im Mittelstand sind vor allem zwei Teile wichtig:

• Daten vernetzter Produkte: Wer eine vernetzte Maschine besitzt, mietet oder least, darf die Daten nutzen, die sie bei der Nutzung erzeugt – und sie an Dritte seiner Wahl geben.
• Wechsel zwischen Cloud-Diensten: Wer einen Cloud-Dienst nutzt, darf zu einem anderen Anbieter oder in die eigene IT wechseln und nimmt seine Daten mit.

Was hat sich am 12. September 2026 geändert?

Seit diesem Tag gilt die Pflicht zum Datenzugang ab Werk. Vernetzte Produkte, die nach dem 12. September 2026 in Verkehr gebracht werden, müssen so konzipiert sein, dass ihre Daten für den Nutzer standardmäßig zugänglich sind – einfach, sicher und unentgeltlich. Das Format ist vorgegeben: umfassend, strukturiert, gängig und maschinenlesbar, einschließlich der Metadaten, die man braucht, um die Daten zu verstehen. Soweit es relevant und technisch machbar ist, soll der Zugang direkt möglich sein.

Dazu gehört eine Informationspflicht, die schon seit September 2025 gilt. Vor dem Kauf-, Miet- oder Leasingvertrag erfährst Du vom Verkäufer mindestens, welche Daten die Maschine in welchem Format und Umfang erzeugt, ob sie das laufend und in Echtzeit tut, wo sie die Daten speichert und wie Du darauf zugreifst.

Wichtig ist dabei: Das Recht, Daten zu verlangen, ist älter als die Konstruktionspflicht. Es gilt seit dem 12. September 2025, und die Verordnung knüpft es nicht an das Datum, an dem die Maschine in Verkehr kam. Kannst Du nicht direkt an der Maschine auf die Daten zugreifen, muss der Dateninhaber Dir die ohne Weiteres verfügbaren Daten auf einfaches Verlangen bereitstellen – unverzüglich, unentgeltlich und, soweit relevant und technisch machbar, kontinuierlich und in Echtzeit.

Welche Daten meint das Gesetz?

Gemeint sind Rohdaten und aufbereitete Daten, die bei der Nutzung entstehen. Die Verordnung nennt selbst Beispiele: Temperatur, Druck, Durchflussmenge, Füllstand, Position oder Geschwindigkeit, dazu Daten über Störungen und den Zustand der Hardware. Zeitstempel und Kontext gehören als Metadaten dazu.

Nicht gemeint sind Erkenntnisse, die der Hersteller mit eigenen, komplexen Algorithmen aus diesen Daten ableitet. Dir stehen also nicht die Auswertungen des Herstellers zu, sondern die Messwerte – es sei denn, ihr vereinbart etwas anderes.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Betroffen sind grundsätzlich:

• Hersteller vernetzter Produkte, zum Beispiel von Maschinen, Anlagen, Fahrzeugen oder Geräten mit Datenverbindung
• Anbieter verbundener Dienste, etwa einer App, die Funktionen der Maschine steuert oder ergänzt
• Anbieter von Cloud-Diensten – ausdrücklich auch Software-as-a-Service, also zum Beispiel ein ERP aus der Cloud

Auf der anderen Seite stehen die Nutzer:innen: Du, wenn Du eine vernetzte Maschine besitzt, mietest oder least, und Du, wenn Du einen Cloud-Dienst beziehst.

Nicht verpflichtet sind beispielsweise:

• Kleinst- und Kleinunternehmen als Hersteller, solange sie nicht zu einer größeren Gruppe gehören und nicht im Auftrag eines anderen Herstellers fertigen
• Unternehmen, die erst seit weniger als einem Jahr als mittleres Unternehmen gelten
• mittlere Unternehmen für ihre Produkte im ersten Jahr nach dem Inverkehrbringen

Auch als Nutzer:in gibt es Grenzen. Du darfst die Daten nicht verwenden, um ein Konkurrenzprodukt zur Maschine zu entwickeln. Und Geschäftsgeheimnisse des Herstellers bleiben geschützt: Er darf Schutzmaßnahmen verlangen und die Herausgabe in eng begrenzten Fällen verweigern – muss das aber begründen und der Behörde melden.

Kommst Du beim Anbieterwechsel an Deine ERP-Daten?

Ja, wenn Dein ERP als Cloud-Dienst läuft. Der Data Act verpflichtet Anbieter solcher Dienste, Hindernisse für den Wechsel abzubauen, und legt fest, was im Vertrag stehen muss:

1. Die Kündigungsfrist. Um den Wechsel einzuleiten, darf die Frist höchstens zwei Monate betragen.
2. Die Übergangszeit. Danach hat der Anbieter höchstens 30 Kalendertage, um den Wechsel zu vollziehen. Ist das technisch nicht machbar, muss er es innerhalb von 14 Arbeitstagen begründen und eine Frist von höchstens sieben Monaten nennen.
3. Der Abruf. Nach der Übergangszeit bleiben Dir mindestens 30 Kalendertage, um Deine Daten abzurufen.
4. Der Umfang. Der Vertrag listet abschließend auf, welche Daten übertragen werden. Gemeint sind alle Ein- und Ausgabedaten samt Metadaten, die durch Deine Nutzung entstehen – nicht die Software des Anbieters.
5. Das Format. Gibt es für den Dienst noch keine gemeinsamen Normen, exportiert der Anbieter auf Verlangen alle exportierbaren Daten strukturiert, gängig und maschinenlesbar.

Dazu kommt das Geld. Ab dem 12. Januar 2027 darf ein Anbieter für den Wechsel keine Wechselentgelte mehr verlangen. Bis dahin darf er nur ermäßigte Entgelte erheben, die seine direkten Kosten für diesen Wechsel nicht übersteigen.

Eine Ausnahme gibt es: Dienste, deren zentrale Funktionen größtenteils für einen einzelnen Kunden zugeschnitten sind und die der Anbieter nicht im größeren Maßstab anbietet. Für sie gilt das Verbot der Wechselentgelte nicht. Ob ein stark angepasstes System darunter fällt, ist eine Frage des Einzelfalls – und gehört vor den Vertrag, nicht erst vor den Wechsel.

Was heißt das für Dein ERP?

Hier lohnt ein ehrlicher Blick. Bei den Maschinendaten ist das ERP nicht die Quelle. Die Daten entstehen in der Maschine und liegen oft in der Cloud des Herstellers. Wertvoll werden sie erst dort, wo sie auf Deine Stammdaten treffen: Seriennummer, Kund:in, Auftrag, Wartungsvertrag. Und genau die stehen im ERP.

Daraus ergeben sich drei Rollen:

1. Du bist Hersteller. Dein ERP weiß, welche Seriennummer wann ausgeliefert wurde. Daran hängt, für welche Maschinen die Konstruktionspflicht gilt. Die Informationen vor Vertragsschluss gehören in Angebot und Vertrag, und Anfragen Deiner Kund:innen brauchen einen festen Ablauf.
2. Du bist Nutzer:in. Du forderst die Daten an und bringst sie dorthin, wo sie wirken – etwa Betriebsstunden in die Wartungsplanung. Das ist keine Excel-Liste, sondern eine Schnittstelle. Welche Schnittstellen wir in Business Central bauen, zeigen wir auf der Seite Business Central Schnittstellen.
3. Du nutzt ein Cloud-ERP. Business Central online ist ein Cloud-Dienst von Microsoft. Microsoft beschreibt für die Kündigung zwei Wege: den Export einzelner Listen nach Excel, Mandant für Mandant, oder den Export der ganzen Datenbank in einen Azure-Speicher über das Admin Center.

Dabei gilt: Ein Export ist noch keine Migration. Wer wechselt, muss wissen, welche Daten in welchem System liegen und welche Übergaben daran hängen. Wie wir das sichtbar machen, zeigt unsere Systemlandkarte.

Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Ein Maschinenbauer bringt im Oktober 2026 eine vernetzte Verpackungsanlage in Verkehr. Sie muss ihre Nutzungsdaten ab Werk zugänglich machen, und vor Vertragsschluss erfährt der Kunde, welche Daten sie erzeugt. Für eine Anlage aus dem Jahr 2024 gilt die Konstruktionspflicht nicht. Ihr Betreiber kann die ohne Weiteres verfügbaren Daten trotzdem verlangen.

Beispiel 2: Ein Lohnfertiger will die Daten seiner Spritzgießmaschinen einem unabhängigen Wartungsdienst geben. Auf sein Verlangen stellt der Hersteller die Daten dem Dienstleister bereit – für den Lohnfertiger unentgeltlich. Der Dienstleister darf sie nur für den vereinbarten Zweck nutzen und daraus kein Konkurrenzprodukt entwickeln.

Beispiel 3: Ein Großhändler will sein Cloud-ERP wechseln. Er kündigt mit höchstens zwei Monaten Frist, der Anbieter vollzieht den Wechsel in höchstens 30 Tagen, danach bleiben mindestens 30 Tage für den Abruf. Wechselt er nach dem 12. Januar 2027, fällt kein Wechselentgelt mehr an.

Was Du jetzt tun solltest

1. Schreib auf, welche Deiner Maschinen Daten erzeugen und wo diese Daten heute liegen.
2. Frag bei neuen Maschinen vor dem Kauf nach den Pflichtinformationen zu Daten, Format und Zugang.
3. Prüf, welche Daten Du für Wartung, Planung oder Energie wirklich brauchst – und wohin sie fließen sollen.
4. Lies in Deinem Cloud-Vertrag nach, was er zu Kündigungsfrist, Datenumfang und Wechselentgelten sagt.
5. Bist Du selbst Hersteller: Leg fest, wer Datenanfragen Deiner Kund:innen annimmt und in welcher Frist sie beantwortet werden.

Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Durch Leitlinien, behördliche Auslegung oder Änderungen der Verordnung kann sich die Lage ändern. Eine verbindliche Bewertung sollte stets im konkreten Einzelfall erfolgen.

Unser Blick

Wir bei XCLRTD sehen im Data Act keine Pflicht, die man abhakt, sondern einen Hebel. Wer an die Daten seiner Maschinen kommt, plant Wartung nach Zustand statt nach Kalender. Und wer weiß, dass er sein ERP mitnehmen kann, verhandelt anders. Gemeinsam schauen wir, welche Daten bei Dir wo entstehen, und verbinden sie mit dem System, in dem Du arbeitest – Schritt für Schritt, nicht alles auf einmal.

Daten sind kein Nebenprodukt der Maschine – sie sind Teil des Produkts. Wer heute weiß, wo seine Daten liegen, entscheidet morgen frei.