In diesem Beitrag erklären wir Dir, warum eine TSE überhaupt abläuft, zeigen, woran Du erkennst, ob Deine Kasse betroffen ist, und was beim Tausch an Meldung und Daten zu beachten ist.
Was ist eine TSE – und warum läuft sie ab?
Die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, schützt die Aufzeichnungen Deiner Kasse gegen nachträgliches Ändern und Löschen. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die Kasse spricht die TSE an, die TSE signiert jeden Vorgang und speichert ihn in einem Format, das die Finanzverwaltung prüfen kann.
Vorgeschrieben ist das in § 146a der Abgabenordnung. Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein, und diese Zertifizierung ist laut Gesetz fortlaufend aufrechtzuerhalten. Genau hier liegt der Ablauf. Denn die Zertifikate gelten nicht unbegrenzt:
- Das Konformitätszertifikat nach der Technischen Richtlinie TR-03153 ist laut BSI üblicherweise auf acht Jahre befristet.
- Die Sicherheitszertifikate gelten ebenfalls acht Jahre. Spätestens nach fünf Jahren muss die Widerstandsfähigkeit aber durch eine Neubewertung bestätigt werden.
Findet die Neubewertung eine Schwachstelle, kann das Sicherheitszertifikat seine Gültigkeit verlieren. Lässt sie sich per Update beheben, braucht das aktualisierte Produkt eine erfolgreiche Rezertifizierung, damit es im Einsatz bleiben darf.
Was passiert, wenn die Zertifizierung ausläuft?
Dann schützt Deine Kasse ihre Aufzeichnungen nicht mehr so, wie das Gesetz es verlangt. Das BSI ist hier eindeutig: Eine TSE kann nur dann gesetzeskonform betrieben werden, wenn sie über alle erforderlichen Zertifizierungen verfügt.
Die Folgen sind nicht theoretisch. Wer eine Kasse vorsätzlich oder leichtfertig nicht richtig schützt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen, handelt ordnungswidrig – mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro nach § 379 der Abgabenordnung.
In begründeten Ausnahmefällen kann das BSI eine Zertifizierung übergangsweise aufrechterhalten. Kommt danach keine Anschlusszertifizierung zustande, muss der Hersteller seine Kund:innen, die Steuerpflichtigen und die Finanzbehörden rechtzeitig informieren. Darauf verlassen solltest Du Dich nicht. Sondern selbst wissen, was bei Dir im Einsatz ist.
Wer ist betroffen – und wer nicht?
Betroffen sind grundsätzlich:
- elektronische und computergestützte Kassensysteme im Handel, in der Gastronomie und im Handwerk
- Registrierkassen
- Taxameter und Wegstreckenzähler
Nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten nach der Kassensicherungsverordnung beispielsweise:
- Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker
- Park- und Kassenautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für E-Autos
- elektronische Buchhaltungsprogramme
- Waren- und Dienstleistungsautomaten
- Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte
Woran erkennst Du, ob Deine TSE betroffen ist?
Am schnellsten an Deinem eigenen Kassenbeleg. Seit 2024 muss dort grundsätzlich die Seriennummer der TSE stehen. Dazu gehört eine Zertifizierungs-ID, die das BSI vergibt, im Format BSI-K-TR-nnnn-jjjj. Mit dieser Nummer findest Du das Zertifikat Deiner TSE in der Liste zertifizierter Produkte auf der Website des BSI.
Wichtig ist dabei: Das BSI bewertet keine einzelnen Kassen und hilft nicht bei der Einrichtung. Für Fragen zu Deiner TSE ist der Hersteller Deiner Kasse oder Deiner TSE die richtige Adresse. Die entscheidende Frage lautet: Bis wann ist meine TSE zertifiziert – und was bietet der Hersteller danach an?
Was musst Du dem Finanzamt melden?
Seit dem 1. Januar 2025 meldest Du elektronische Aufzeichnungssysteme über „Mein ELSTER“ an Dein Finanzamt. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seitdem gilt: Anschaffung und Außerbetriebnahme meldest Du innerhalb eines Monats.
Die Meldung enthält nicht nur die Kasse, sondern auch ihre TSE:
- die Seriennummer der TSE
- die BSI-Zertifizierungs-ID
- das Datum, an dem die TSE an der Kasse in Betrieb ging
- die Bauform – SD-Karte, USB-Stick oder Cloud
Dabei gilt: Jede Meldung enthält stets alle Kassen einer Betriebsstätte. Tauschst Du die TSE, stimmen die gemeldeten Angaben nicht mehr. Die Finanzämter Baden-Württemberg weisen darauf hin, dass bei einer Korrektur oder Anpassung aktualisierte Mitteilungen für die betroffenen Betriebsstätten zu übermitteln sind. Kläre deshalb mit Deiner Steuerkanzlei, wie Ihr die Meldung nach dem Tausch aktualisiert.
Was passiert mit den Daten auf der alten TSE?
Sie müssen bleiben – nicht auf der TSE, sondern dort, wo Du sie aufbewahrst. Die abgesicherten Daten lassen sich exportieren und außerhalb der TSE sicher aufbewahren. Löschen darfst Du sie auf der TSE erst, wenn sie an anderer Stelle sicher liegen. Dabei gelten die steuerlichen Aufbewahrungspflichten, und im Fall einer Prüfung übergibst Du die Daten im Exportformat der TSE, das die Technische Richtlinie TR-03151 festlegt.
Praktisch bedeutet das: Erst exportieren, dann prüfen, ob der Export vollständig ist, und erst danach tauschen.
Hardware oder Cloud – was ist der bessere Weg?
Beides ist zulässig. Eine TSE kann lokal an der Kasse stecken, etwa als USB-Stick oder SD-Karte, oder fernverbunden als Cloud-Lösung laufen. Bei der Cloud-TSE muss jedoch auch in der Kasse oder im Kassenverbund eine zertifizierte Sicherheitsmodulanwendung laufen, und zwar in derselben physischen Umgebung wie die Kasse. Mehrere Kassen dürfen sich eine TSE teilen.
Welche Variante zu Dir passt, hängt von Deinem Kassensystem ab. Ob Filiale mit drei Kassen oder Gastronomie mit mobilen Geräten – die Frage ist nicht, was moderner klingt, sondern was Dein Kassenhersteller unterstützt und wie der Tausch beim nächsten Ablauf abläuft.
Was heißt das für Dein ERP?
Die Kasse steht selten allein. Ihre Umsätze, Zahlungsarten und Tagesabschlüsse fließen in die Warenwirtschaft und die Buchhaltung. Die TSE-Seriennummer steht dabei in jeder Transaktion und auf jedem Beleg. Wechselt die TSE, wechselt diese Nummer.
Ob Deine Übergabe von der Kasse ins ERP davon berührt ist, hängt davon ab, wie sie gebaut ist. Wer sie selbst entwickelt oder angepasst hat, sollte den Tausch deshalb einmal durchspielen, bevor er im Laden passiert. Wie wir solche Übergaben bauen, zeigen wir auf der Seite Business Central Schnittstellen.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Eine Bäckerei mit vier Filialen hat 2020 in jede Kasse eine USB-TSE gesteckt. Der Kassenhändler kündigt den Tausch an. Vor dem Termin exportiert sie die Daten jeder TSE und stimmt mit der Kanzlei ab, wie die Meldungen für alle vier Betriebsstätten aktualisiert werden.
Beispiel 2: Ein Restaurant nutzt eine Cloud-TSE. Hier steckt nichts im Gerät, das getauscht werden müsste. Trotzdem gilt dieselbe Frage: Bis wann ist die Lösung zertifiziert, und was passiert danach?
Beispiel 3: Ein Händler übergibt seine Kassendaten über eine selbst gebaute Schnittstelle an Business Central. Nach dem TSE-Tausch kommen die Tagesabschlüsse zwar an, doch die neue Seriennummer ist in der Zuordnung nicht hinterlegt. Hier reicht es nicht, die Kasse umzustellen. Die Schnittstelle muss mit.
Was Du jetzt tun solltest
- Nimm einen aktuellen Kassenbeleg und notier Seriennummer und Zertifizierungs-ID der TSE.
- Frag Deinen Kassenhersteller, bis wann Deine TSE zertifiziert ist und welchen Nachfolger er anbietet.
- Exportier die Daten Deiner TSE und prüf, ob Deine Aufbewahrung die Exporte vollständig enthält.
- Plan den Tausch außerhalb Deiner umsatzstärksten Zeit.
- Stimm mit Deiner Steuerkanzlei ab, wie Ihr die ELSTER-Meldung nach dem Tausch aktualisiert.
- Prüf, ob Deine Übergabe von der Kasse ins ERP die neue TSE ohne Anpassung verarbeitet.
Rechtlicher Hinweis
Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Die Gültigkeit einer konkreten TSE ergibt sich aus ihrem Zertifikat und den Angaben des Herstellers. Eine verbindliche Bewertung sollte stets im konkreten Einzelfall mit Deiner Steuerkanzlei erfolgen.
Unser Blick
Wir bei XCLRTD sehen, wie oft Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung nebeneinander laufen, statt Hand in Hand. Ein TSE-Tausch macht das sichtbar – ob bei der Meldung, bei den Exporten oder in der Übergabe ins ERP. Gemeinsam schauen wir, wo Deine Kassendaten entstehen, wohin sie fließen und was ein Tausch dabei berührt.
Eine TSE ist kein Zubehör – sie ist die Voraussetzung dafür, dass Deine Kasse zählt. Wer das Ablaufdatum kennt, tauscht in Ruhe statt unter Druck.