In diesem Beitrag zeigen wir Dir, was der AI Act seit August 2026 verlangt, wer kennzeichnen muss und wie das bei Belegerfassung, Texten aus dem ERP und Kundenkommunikation aussieht – mit typischen Beispielen aus dem Büroalltag.
Was gilt seit dem 2. August 2026?
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 des AI Act. Sie treffen zwei Rollen unterschiedlich: den Anbieter, der ein KI-System entwickelt und unter seinem Namen anbietet, und den Betreiber, der es in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Nutzt Dein Unternehmen ein KI-Werkzeug, bist Du in aller Regel Betreiber.
Kurz vor dem Stichtag hat die EU den AI Act mit dem Digital Omnibus geändert. Die Verordnung (EU) 2026/1744 gilt seit dem 27. Juli 2026. An den Pflichten für Betreiber aus Artikel 50 hat sie nichts verschoben. Mehr Zeit bekommen nur Anbieter generativer Systeme, die schon vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren: Sie müssen ihre Ausgaben bis zum 2. Dezember 2026 maschinenlesbar markieren. Verschoben wurden dagegen die Pflichten für Hochrisiko-Systeme – auf Dezember 2027 und August 2028.
Wer muss was kennzeichnen?
Der Anbieter sorgt dafür, dass sein System synthetische Bilder, Töne, Videos und Texte maschinenlesbar markiert. Das ist Technik im Hintergrund, nicht Deine Aufgabe.
Du als Betreiber musst offenlegen, wenn Du zwei Arten von Inhalten verwendest:
- Deepfakes: Bild-, Ton- oder Videoinhalte, die echten Personen, Gegenständen, Orten oder Ereignissen ähneln und fälschlich für echt gehalten werden könnten.
- Texte von öffentlichem Interesse: KI-Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren.
Dabei gilt: Alles andere, was KI in Deinem Büro erledigt, fällt nicht unter diese Kennzeichnungspflicht. Nicht die Technik entscheidet, sondern der Inhalt – und ob er öffentlich wirkt.
Musst Du KI-ausgelesene Belege kennzeichnen?
Nein. Liest eine KI eine Eingangsrechnung aus und schlägt daraus eine Buchung vor, entsteht weder ein Deepfake noch ein veröffentlichter Text. Die Daten bleiben in Deinem System. Artikel 50 kennt dafür keine Kennzeichnung.
Das heißt nicht, dass Du ungeprüft buchen solltest. Aber die Frage, wie gut die Erkennung arbeitet, gehört in Deine Buchhaltung, nicht in einen Hinweis für die Öffentlichkeit. Übrigens: Kommt eine Rechnung als echte E-Rechnung, muss sie gar nicht erst ausgelesen werden – die Daten sind schon strukturiert. Mehr dazu in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht ab 2027.
Und KI-Texte aus Deinem ERP?
Artikelbeschreibungen, Angebotstexte, Mahnungen, Lieferavis – überall dort schreibt KI heute mit. Für eine Kennzeichnungspflicht müssen nach den Fragen und Antworten der EU-Kommission drei Bedingungen zusammenkommen. Der Text ist:
- veröffentlicht,
- dazu gedacht, die Öffentlichkeit zu informieren,
- und er betrifft eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse – etwa Politik, öffentliche Verwaltung, Gesundheit, Umwelt, Verbrauchersicherheit oder wirtschaftliche Entwicklungen, über die öffentlich debattiert wird.
Eine Mahnung an eine Kundin ist nicht veröffentlicht. Eine Artikelbeschreibung im Onlineshop ist zwar öffentlich, informiert in der Regel aber nicht über eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse. Anders kann es bei einer Pressemitteilung aussehen oder bei einem Fachbeitrag auf Deiner Website, der ein öffentlich diskutiertes Thema einordnet.
Wann greift die Ausnahme für Texte?
Auch ein Text von öffentlichem Interesse muss nicht gekennzeichnet werden, wenn zwei Dinge zusammenkommen: Er wurde von einem Menschen geprüft oder redaktionell kontrolliert, und eine natürliche oder juristische Person trägt die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung.
Die EU-Kommission legt das eng aus. Geprüft heißt: Jemand mit Fachwissen liest den Inhalt bewusst, prüft die Fakten und die Quellen und darf den Text freigeben, ändern oder stoppen. Eine Rechtschreibkorrektur reicht ausdrücklich nicht. Und verantwortlich heißt: Eine Person steht am Ende rechtlich für die Veröffentlichung ein.
Praktisch bedeutet das:
- KI schreibt einen Entwurf.
- Eine fachlich zuständige Person prüft Inhalt, Zahlen und Quellen.
- Sie ändert, was nicht stimmt, und gibt frei.
- Veröffentlicht wird unter dem Namen Deines Unternehmens.
Was gilt in der Kundenkommunikation?
Eine E-Mail an einzelne Kund:innen ist keine Veröffentlichung. Wer KI beim Formulieren hilft, muss das deshalb nicht nach Artikel 50 kennzeichnen.
Anders beim Chatbot auf Deiner Website. Hier verlangt der AI Act, dass Menschen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen – es sei denn, das ist offensichtlich. Diese Pflicht trifft den Anbieter. Lässt Du den Chatbot für Dich entwickeln und betreibst ihn unter Deinem eigenen Namen, kannst Du selbst Anbieter sein. Dann liegt die Pflicht bei Dir, und der Hinweis muss spätestens bei der ersten Interaktion klar erscheinen.
Und wer mit KI eine Stimme oder ein Video erzeugt, das wie eine echte Person wirkt, ist schnell beim Deepfake. Das gilt im Kundenservice genauso wie im Marketing.
Wie muss ein Hinweis aussehen?
Einen festen Wortlaut schreibt der AI Act nicht vor. Der Hinweis muss klar und eindeutig sein, spätestens beim ersten Kontakt mit dem Inhalt erscheinen und barrierefrei sein. Die EU-Kommission stellt dafür eigene Symbole bereit. Sie zu nutzen, ist freiwillig – die Kennzeichnung selbst nicht.
Wer ist betroffen – und wer nicht?
Betroffen sind beispielsweise:
- eine KI-generierte Stimme in der Telefonansage, die wie eine echte Mitarbeiterin klingt
- ein KI-Produktfoto, das wie eine echte Aufnahme wirkt
- ein KI-Fachbeitrag zu einem öffentlich diskutierten Thema, der ohne menschliche Prüfung erscheint
- ein selbst entwickelter Chatbot, der nicht sagt, dass er eine KI ist
Nicht betroffen sind beispielsweise:
- Belege, die eine KI ausliest und zur Buchung vorschlägt
- Mahnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen an einzelne Kund:innen
- Artikelbeschreibungen im ERP oder im Shop
- interne Zusammenfassungen, Protokolle und Auswertungen
- veröffentlichte Texte, die ein Mensch fachlich geprüft und verantwortet hat
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Ein Großhändler lässt Eingangsrechnungen von einer KI auslesen. Die Buchhaltung prüft die Vorschläge und bucht. Hier besteht keine Kennzeichnungspflicht.
Beispiel 2: Ein Hersteller erzeugt Artikeltexte für 5.000 Produkte mit KI und spielt sie aus dem ERP in seinen Shop. Die Texte beschreiben Maße, Material und Einsatzzweck. Sie informieren nicht über eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse – eine Kennzeichnung ist in der Regel nicht erforderlich.
Beispiel 3: Ein Betrieb veröffentlicht auf seiner Website einen Beitrag zu einer neuen gesetzlichen Pflicht, komplett von KI geschrieben, ohne dass jemand ihn liest. Wenn der Text die Öffentlichkeit über ein Thema von öffentlichem Interesse informieren soll, kann eine Kennzeichnung erforderlich sein. Prüft eine fachkundige Person den Text und verantwortet ihn, entfällt sie.
Wichtiger rechtlicher Hinweis
Der AI Act bestimmt nicht abschließend, wann ein Thema von öffentlichem Interesse ist. Die Leitlinien der EU-Kommission vom Juli 2026 geben Orientierung, eine gefestigte Rechtsprechung gibt es noch nicht. In Grenzfällen bleibt deshalb eine Bewertung des Einzelfalls erforderlich.
Was Du jetzt tun solltest
- Schreib auf, wo in Deinem Unternehmen KI Inhalte erzeugt – vom Belegeingang bis zur Website.
- Trenne, was intern bleibt, was an einzelne Kund:innen geht und was veröffentlicht wird.
- Leg für veröffentlichte Texte fest, wer sie fachlich prüft und wer sie verantwortet.
- Prüf, ob Dein Chatbot oder Deine Telefonansage klar sagt, dass dort eine KI arbeitet.
- Schul Dein Team im Umgang mit KI. Auch das verlangt der AI Act von Betreibern: Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden unterstützen.
Unser Blick
Wir bei XCLRTD setzen KI dort ein, wo sie im Alltag wirklich entlastet – beim Auslesen von Belegen, beim Vorbereiten von Texten, beim Zusammenführen von Daten aus ERP und Fachanwendungen. Dabei zeigt sich immer wieder: Nicht die KI macht einen Ablauf belastbar, sondern der Mensch, der am richtigen Punkt prüft und freigibt. Gemeinsam schauen wir, wo in Deinen Abläufen KI trägt, wo eine Prüfung hingehört und wie beides sauber in Dein System passt. Welche Anbindungen wir dafür bauen, zeigen wir auf der Seite Business Central Schnittstellen.
Die Kennzeichnungspflicht ist kein Etikett für jede KI-Nutzung – sie ist ein Versprechen an die Öffentlichkeit. Wer klar regelt, wer prüft und wer verantwortet, muss im Büroalltag selten etwas kennzeichnen.