In diesem Beitrag geben wir Dir einen Überblick über die neuen Meldepflichten, erläutern, welche Umsätze betroffen sind, und zeigen anhand typischer Praxisbeispiele, was in Deinem ERP bis 2030 passieren sollte.
Was ist ViDA?
ViDA steht für „VAT in the Digital Age“, die Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter. Dahinter steht die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025. Sie ist am 14. April 2025 in Kraft getreten und ändert die europäische Mehrwertsteuersystemrichtlinie in drei Bereichen:
- Digitale Meldepflichten: Grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen werden auf Basis von E-Rechnungen gemeldet.
- Plattformen: Plattformen für Personenbeförderung und kurzfristige Vermietung von Unterkünften werden in bestimmten Fällen selbst für die Mehrwertsteuer verantwortlich.
- Eine Registrierung: Die einzige Mehrwertsteuer-Registrierung über das One-Stop-Shop-Verfahren wird ausgebaut.
Für Dein ERP zählt vor allem der erste Bereich. Denn er verändert, wie Rechnungen ins EU-Ausland entstehen, wann sie rausgehen und was danach mit ihren Daten passiert.
Was ändert sich ab dem 1. Juli 2030?
Ab dem 1. Juli 2030 meldest Du jeden grenzüberschreitenden Umsatz mit einem Unternehmen in der EU einzeln – nicht mehr gesammelt, sondern Rechnung für Rechnung. Dabei gilt:
- Die Rechnung ist eine E-Rechnung. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, also einem strukturierten Format, das ein Programm ohne Abtippen verarbeiten kann. Die Zustimmung Deiner Kund:innen brauchst Du dafür nicht.
- Die Rechnung kommt schnell. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und für Leistungen, bei denen Deine Kund:innen die Steuer schulden, stellst Du die Rechnung spätestens zehn Tage nach Entstehen der Steuer aus.
- Die Meldung kommt sofort. Die Daten gehen zu dem Zeitpunkt an die Steuerverwaltung, zu dem Du die Rechnung ausstellst oder hättest ausstellen müssen.
Die Zusammenfassende Meldung (ZM), in der Du Deine innergemeinschaftlichen Umsätze heute gesammelt meldest, fällt dafür weg. Die Richtlinie hebt ihre Grundlage auf. An ihre Stelle tritt die Meldung je Umsatz, detaillierter und schneller.
Wer ist betroffen – und wer nicht?
Betroffen ist jedes Unternehmen mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das grenzüberschreitend mit anderen Unternehmen in der EU handelt. Konkret sind das zum Beispiel:
- ein Maschinenbauer, der Ersatzteile steuerfrei an einen Händler in Österreich liefert
- eine Agentur, die für einen Kunden in Frankreich arbeitet und nach dem Reverse-Charge-Verfahren abrechnet
- ein Großhändler, der Ware aus den Niederlanden einkauft – auch als Empfänger kann er meldepflichtig sein
Nicht betroffen sind beispielsweise:
- Rechnungen an Unternehmen im Inland – dafür gilt die deutsche E-Rechnungspflicht
- Verkäufe an Privatkund:innen im EU-Ausland
- Umsätze, die im Land Deiner Kund:innen von der Mehrwertsteuer befreit sind
Wichtig ist dabei: Die Mitgliedstaaten können Empfänger von der Meldung ihrer Einkäufe befreien. Ob Deutschland davon Gebrauch macht, legt das deutsche Recht fest.
Was muss eine Meldung enthalten?
Im Kern das, was heute schon auf einer ordnungsgemäßen Rechnung steht: Datum, fortlaufende Nummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten, Menge und Art der Ware oder Leistung, das Entgelt und bei Reverse Charge den entsprechenden Hinweis. Neu kommen zwei Angaben dazu:
- die Bankverbindung, auf die Deine Kund:innen zahlen – damit die Steuerverwaltung nicht nur Warenströme, sondern auch Zahlungsströme nachvollziehen kann
- die Nummer der ursprünglichen Rechnung, wenn Du eine Rechnung berichtigst
Beides muss also sauber in Deinen Stammdaten und Belegen stehen. Nicht irgendwo im Freitext, sondern in einem Feld, das die E-Rechnung ausliest.
Was passiert, wenn Du nicht meldest?
Dann steht die Steuerfreiheit Deiner innergemeinschaftlichen Lieferung auf dem Spiel. Die Richtlinie sieht ausdrücklich vor: Die Befreiung gilt nicht, wenn der Lieferer seine Meldepflicht nicht erfüllt oder die gemeldeten Daten nicht korrekt sind – es sei denn, er kann das Versäumnis ordnungsgemäß begründen.
Die Meldung ist damit kein Formular am Monatsende. Sie ist Voraussetzung dafür, dass Deine Lieferung steuerfrei bleibt.
Was heißt das für Dein ERP?
ViDA ist kein neues Meldeformular – es ist ein Echtzeitprozess. Denn wenn Rechnung und Meldung zusammenfallen, muss alles, was heute am Monatsende nachgearbeitet wird, schon beim Buchen stimmen. Vier Dinge sollten in Deinem System dafür bereitstehen:
- Die E-Rechnung nach EN 16931. Wer die deutsche E-Rechnungspflicht sauber umgesetzt hat, hat hier den größten Teil schon erledigt. Wie das in Business Central aussieht, erklären wir im Beitrag zur E-Rechnungspflicht ab 2027.
- Ein schneller Rechnungslauf. Zehn Tage lassen keinen Spielraum für Rechnungen, die erst gesammelt und dann von Hand geprüft werden. Sammelrechnungen bleiben möglich, müssen aber spätestens zehn Tage nach Monatsende raus.
- Vollständige Stammdaten. Geprüfte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die richtige Steuerschlüsselung für Lieferungen und Reverse Charge, die Bankverbindung auf der Rechnung.
- Eine Meldestrecke. Die Daten müssen aus dem ERP an die Steuerverwaltung gehen, direkt oder über einen Dienstleister, der in Deinem Namen übermittelt. Die Richtlinie erlaubt beides.
Welche Schnittstellen wir dafür in Business Central bauen, zeigen wir auf der Seite Business Central Schnittstellen.
Und was hat es mit 2035 auf sich?
Einige Mitgliedstaaten hatten schon vor 2024 eigene Echtzeit-Meldesysteme für Umsätze im Inland. Sie haben bis zum 1. Januar 2035 Zeit, diese Systeme an das europäische Modell anzugleichen. Für Deine grenzüberschreitenden Rechnungen ändert das nichts: Die Meldepflicht für sie gilt ab dem 1. Juli 2030 in der ganzen EU.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Ein Hersteller liefert jede Woche an Händler in Belgien, Polen und Italien. Heute stehen diese Umsätze gesammelt in der ZM. Ab Juli 2030 geht jede einzelne Rechnung mit ihren Daten an die Steuerverwaltung – und zwar in dem Moment, in dem sie entsteht.
Beispiel 2: Ein Softwarehaus rechnet Wartung an Kund:innen in Spanien per Reverse Charge ab. Die Rechnungen entstehen in einem Abrechnungsprogramm neben dem ERP. Hier reicht es nicht, das ERP umzustellen. Das Abrechnungsprogramm muss E-Rechnungen erzeugen und melden können – oder seine Daten an das ERP übergeben.
Beispiel 3: Ein Händler berichtigt regelmäßig Rechnungen, weil Ware beschädigt ankommt. Ab 2030 muss jede Berichtigung auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen. Fehlt dieser Bezug im System, fällt es spätestens bei der Meldung auf.
Was Du jetzt tun solltest
- Schreib auf, wo bei Dir Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland entstehen – im ERP, im Shop, in einem Abrechnungsprogramm.
- Setz die deutsche E-Rechnungspflicht so um, dass dieselbe Lösung auch Deine Rechnungen ins EU-Ausland trägt.
- Prüf, wie lange es bei Dir heute von der Lieferung bis zur Rechnung dauert. Zehn Tage sind ab 2030 die Grenze.
- Ergänz die Bankverbindung und den Bezug auf berichtigte Rechnungen dort, wo Dein System sie noch nicht als Feld führt.
- Frag Deinen ERP-Partner, wie die Meldestrecke aus Deinem System heraus aussehen soll.
Rechtlicher Hinweis
Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Die Mitgliedstaaten müssen die Vorschriften zu den Meldepflichten bis zum 30. Juni 2030 in nationales Recht übernehmen. Wie Deutschland Meldeweg und Einzelheiten regelt, ergibt sich erst aus diesem Umsetzungsgesetz. Eine verbindliche Bewertung sollte stets im konkreten Einzelfall mit Deiner Steuerkanzlei erfolgen.
Unser Blick
Wir bei XCLRTD sehen in ViDA die logische Fortsetzung der E-Rechnung. Wer 2027 nur ein neues Format einbaut, baut 2030 ein zweites Mal um. Wer dagegen seine Rechnungsdaten jetzt vollständig, strukturiert und schnell erzeugt, braucht später nur noch die Meldestrecke – vom Beleg über die E-Rechnung bis zur Meldung aus einem Guss. Gemeinsam schauen wir, welche Teile Deines Systems das heute schon können und wo die Lücken liegen.
Die E-Rechnung von 2027 ist kein Endpunkt – sie ist das Fundament für 2030. Wer heute sauber baut, meldet morgen ohne Umwege.