Belege lesen sich selbst. Du gibst nur noch frei.
Rechnungen, Lieferscheine und PDFs lesen wir automatisch aus, ordnen sie zu und übergeben sie in Deine Prozesse. Ein Mensch prüft und entscheidet. Verarbeitung auf Wunsch nur in der EU.
Ausgangslage
Heute tippt jemand Belege ab.
Rechnungen kommen als PDF per Mail. Lieferscheine liegen auf Papier im Wareneingang. Jemand liest Betrag, Datum und Bestellnummer ab und tippt sie ein. Das ist langsam und fehleranfällig.
01
Abtippen
Betrag, Datum, Nummer: jeder Beleg wird von Hand erfasst.
02
Zuordnung per Auge
Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden einzeln verglichen.
03
Postfach als Ablage
Belege liegen in Mails, solange niemand sie verschiebt.
04
Papier im Wareneingang
Lieferscheine werden gescannt, aber nicht ausgelesen.
05
Rückfragen ohne Spur
Ob ein Beleg schon geprüft ist, weiß nur ein Kollege.
06
Spitzen am Monatsende
Der Stapel wächst, und mit ihm die Fehlerquote.
Anwendungen
Wo KI Dir im Alltag Arbeit abnimmt.
Wir setzen KI dort ein, wo sie Routine liest und vorschlägt. Entscheiden bleibt Sache Deiner Leute.
01
Eingangsrechnungen
PDF E-Rechnung Mail
Kreditor, Betrag, Positionen und Fälligkeit werden gelesen und als Vorschlag in Business Central angelegt.
02
Lieferscheine
Wareneingang Scan Foto
Der Lieferschein wird erkannt und der Bestellung zugeordnet. Abweichungen werden markiert.
03
Auftragsbestätigungen
PDF Mail Lieferant
Termine und Preise werden mit der Bestellung verglichen. Differenzen landen bei Dir.
04
Verträge und Vereinbarungen
PDF Fristen Klauseln
Laufzeiten und Kündigungsfristen werden gefunden und als Erinnerung hinterlegt.
05
Postfach-Sortierung
Outlook Anhänge Kategorien
Eingehende Mails und Anhänge werden erkannt und in den richtigen Ordner oder Vorgang gelegt.
06
Abgleich und Prüfung
Bestellung Wareneingang Rechnung
Dreifach-Abgleich automatisch. Nur Ausnahmen gehen an eine Person.
07
Fragen an Deine Dokumente
Handbücher Richtlinien Wissen
Mitarbeiter fragen in Teams und bekommen Antworten aus Deinen Unterlagen, mit Quellenangabe.
08
Archivierung
SharePoint DATEV Business Central
Belege werden revisionsgerecht abgelegt und mit dem Vorgang verknüpft.
Arbeitsweise
Sechs Regeln für KI in Deinem Haus.
KI darf vorschlagen. Verantwortung bleibt bei Menschen. Diese Regeln gelten bei uns von der ersten Idee an.
Regel 01
Mensch gibt frei
Jede Buchung und jede Weitergabe geht über eine Freigabe. KI liest und schlägt vor, Deine Leute entscheiden.
Regel 02
Sicherheit schätzen
Jeder gelesene Wert hat einen Vertrauenswert. Unsichere Felder werden markiert und von Hand geprüft.
Regel 03
Daten in der EU
Verarbeitung auf Wunsch ausschließlich in EU-Rechenzentren. Deine Belege trainieren keine fremden Modelle.
Regel 04
Nachvollziehbar bleiben
Wir protokollieren, was gelesen, vorgeschlagen und freigegeben wurde. Auch Monate später.
Regel 05
Mit klaren Fällen starten
Wir beginnen mit einem Belegtyp und einer Handvoll Lieferanten. Erst wenn das stabil läuft, kommt mehr dazu.
Regel 06
Datenschutz früh klären
Rollen, Aufbewahrung und Löschfristen klären wir vorab, auf Wunsch mit unserem externen Datenschutzpartner.
Ablauf
In vier Schritten zum Beleg, der sich selbst liest.
System-Audit
½ Tag Workshop
Wir sichten Belegarten, Mengen und Zielsysteme. Du erhältst eine Bewertung, wo sich KI lohnt.
Test mit echten Belegen
Dauer: 1 bis 2 Wochen
Wir prüfen mit Deinen Belegen, wie gut das Auslesen funktioniert. Erst dann entscheiden wir weiter.
Umsetzung
Dauer: nach Umfang
Auslesen, Zuordnung und Übergabe an Business Central mit Freigabe-Schritt. Dein Team testet mit.
Betrieb
Dauer: laufend
Wir beobachten die Trefferquote, verbessern die Erkennung und erweitern um neue Belegarten.
Ergebnis
Wir messen vorher. Und nachher.
Wir zählen vorher, wie viele Belege Du bekommst und wie lange ein Beleg bis zur Buchung braucht. Nachher messen wir dasselbe, plus die Korrekturquote.
Bearbeitungszeit
Wert 01
Minuten pro Beleg von Eingang bis Buchung.
Korrekturquote
Wert 02
Anteil der Felder, die ein Mensch ändern muss.
Durchlaufzeit
Wert 03
Tage vom Eingang bis zur Freigabe.
Für IT-Verantwortliche
Technik, die Deine IT nicht zusätzlich belastet.
- Plattform
- Azure AI Document Intelligence und AI Builder, je nach Beleg und Lizenz.
- Entwicklung
- Ablauf in Power Automate, bei Bedarf als AL-Extension in Business Central.
- Anbindung
- Business Central über API, Postfach über Microsoft Graph.
- Integration
- Ablage in SharePoint, Übergabe an DATEV oder Dein Archiv.
- Betrieb
- Überwachung der Läufe und der Trefferquote, Meldung bei Fehlern.
- Sicherheit
- Entra ID, Key Vault für Zugangsdaten. Auf Wunsch nur EU-Rechenzentren.
- Qualität
- Test mit echten Belegen, Schwellenwerte je Feld, Freigabe durch Menschen.
- Übergabe
- Dokumentation, Schulung, Protokoll aller Entscheidungen.
Einstieg
Starte mit dem System-Audit.
½ Tag Workshop. Festpreis. Ein klares Ergebnis. Beauftragst Du danach die Umsetzung, rechnen wir den Preis vollständig an.
2.999 €netto
Ergebnisse des Audits
Übersicht Deiner Belegarten und Mengen- Bewertung, wo KI sich lohnt und wo nicht
- Datenschutz- und Freigabekonzept im Entwurf
- Fahrplan für den ersten Belegtyp
Ja, deshalb gibt jemand frei. Unsichere Werte werden markiert. Gebucht wird erst nach der Prüfung durch Deine Leute.
Auf Wunsch ausschließlich in EU-Rechenzentren. Deine Belege werden nicht genutzt, um fremde Modelle zu trainieren.
Ja. Strukturierte E-Rechnungen lesen wir direkt aus. PDFs ohne Struktur werden per Dokumentenerkennung gelesen.
Es gibt keine feste Grenze. Je regelmäßiger die Belege, desto besser. Im System-Audit prüfen wir, ob es sich bei Deiner Menge lohnt.
Sie landen in einer Prüfliste bei einer Person. Nichts geht verloren, nichts wird ungeprüft gebucht.
Ja, wenn es sauber aufgesetzt ist. Rollen, Aufbewahrung und Löschfristen klären wir vorab, auf Wunsch mit unserem externen Datenschutzpartner.
Meist nicht. Fertige Dienste wie Azure AI Document Intelligence reichen für Standardbelege. Wir trainieren nur, wenn es nötig ist.
Bei wiederkehrenden Belegen oft ja. Bei Einzelfällen eher nicht. Das sagen wir Dir ehrlich im System-Audit.