E-Rechnung in Business Central. Pflichtkonform senden. Automatisch empfangen.
Wir machen Business Central fit für XRechnung und ZUGFeRD. Ausgangsrechnungen gehen im richtigen Format raus. Eingangsrechnungen landen geprüft als Beleg im System. Ohne Abtippen und ohne PDF-Postfach.
Ausgangslage
Die E-Rechnung ist Pflicht. Deine Prozesse sind noch nicht bereit?
Seit 2025 musst Du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird der Versand für viele Unternehmen Pflicht, ab 2028 für alle. Ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr. Zeit, den Rechnungsprozess umzustellen.
01
Abtippen von Rechnungen
Rechnungsdaten werden aus PDFs von Hand in Business Central übertragen.
02
Abgelehnte Rechnungen
Kunden und Behörden weisen Rechnungen zurück, weil Pflichtangaben fehlen.
03
XML, das keiner lesen kann
Die E-Rechnung kommt an. Prüfen kann sie nur, wer den Code versteht.
04
Freigabe per Zuruf
Wer eine Rechnung freigibt, hängt davon ab, wer gerade im Büro ist.
05
Excel als Prüfliste
Der Rechnungseingang wird in Listen verfolgt statt im System.
06
Fristen im Blindflug
Niemand weiß genau, ab wann welche Pflicht für Dein Unternehmen gilt.
Bausteine
Alles, was Deine E-Rechnung in Business Central braucht.
Jeder Baustein folgt denselben Standards. Du startest mit dem, was die Pflicht verlangt.
01
Rechnungsversand
XRechnung ZUGFeRD EN 16931
Verkaufsrechnungen und Gutschriften entstehen direkt im richtigen Format. Mit allen Pflichtangaben, die Dein Kunde erwartet.
02
Rechnungsempfang
E-Mail Peppol Portale
Eingehende E-Rechnungen werden erkannt, ausgelesen und als Einkaufsbeleg in Business Central angelegt.
03
Validierung
KoSIT Schematron Pflichtfelder
Jede Rechnung wird vor dem Versand und nach dem Empfang geprüft. Fehler siehst Du, bevor Dein Kunde sie sieht.
04
Peppol-Anbindung
Peppol Access Point Leitweg-ID
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Handelspartner über das Peppol-Netzwerk zustellen. Inklusive Leitweg-ID.
05
Freigabe-Workflow
Business Central Power Automate Teams
Eingangsrechnungen gehen automatisch an die richtige Person. Freigabe per Klick, auch unterwegs.
06
Bestellabgleich
Bestellung Wareneingang Rechnung
Rechnungspositionen werden mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Nur Abweichungen landen bei Dir.
07
Archiv und GoBD
DMS GoBD revisionssicher
XML und Sichtkopie revisionssicher archivieren. Auffindbar direkt am Beleg in Business Central.
08
DATEV und Steuerberatung
DATEV Unternehmen online Steuerberatung
Belege und Buchungen samt E-Rechnung an Deine Steuerberatung übergeben. Ohne zweiten Upload.
Arbeitsweise
Sechs Regeln für jede E-Rechnung.
Eine E-Rechnungslösung ist erst fertig, wenn sie im Tagesgeschäft ohne Nacharbeit läuft. Darauf richten wir jede Entscheidung aus.
Regel 01
Standard vor Customizing
Business Central unterstützt XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3 im Standard. Wir nutzen das E-Document-Framework und ergänzen nur, was fehlt.
Regel 02
Updatefähig gebaut
Erweiterungen entstehen als Extension in AL. Kein Eingriff in den Standardcode. Neue Formatversionen und Microsoft-Updates laufen durch.
Regel 03
Geprüft vor dem Versand
Jede Rechnung wird gegen die offiziellen Regeln validiert. Fehlt eine Pflichtangabe, erfährst Du es sofort und nicht vom Kunden.
Regel 04
Monitoring mit Alarm
Du siehst, welche Rechnung wann versendet, zugestellt oder abgelehnt wurde. Bei einer Störung erfährt es die zuständige Person.
Regel 05
Lesbar für Menschen
Jede E-Rechnung hat eine verständliche Sichtansicht. Buchhaltung und Freigebende brauchen kein XML-Wissen.
Regel 06
Sicher und GoBD-konform
Originale werden unveränderbar archiviert. Zugriff über Entra ID und minimale Berechtigungen. Auf Wunsch ausschließlich in EU-Rechenzentren.
Ablauf
In vier Schritten zur pflichtkonformen E-Rechnung.
E-Rechnungs-Check
Dauer: 2 Tage
Wir nehmen Deinen Rechnungseingang und -ausgang auf. Du erhältst eine Übersicht, welche Pflichten gelten, was fehlt und was die Umstellung kostet.
Konzept
Dauer: 1–2 Wochen
Wir legen Formate, Empfangswege, Prüfregeln und Freigaben fest. Schriftlich, bevor eine Zeile Code entsteht.
Umsetzung und Test
Dauer: nach Umfang
Einrichtung in einer Sandbox, Testrechnungen mit echten Kunden und Lieferanten, Abnahme mit Deiner Buchhaltung. Erst dann geht es live.
Betrieb
Dauer: laufend
Wir überwachen den Rechnungsfluss und passen an, wenn sich Formate oder Vorgaben ändern. Auf Wunsch mit festem Servicevertrag.
Ergebnis
Wir messen vorher. Und nachher.
Vor Projektstart erheben wir mit Dir drei Werte. Nach dem Go-live messen wir sie erneut. So wird der Nutzen nachvollziehbar und nicht nur behauptet.
Bearbeitungszeit
Wert 01
Minuten pro Eingangsrechnung, vom Eingang bis zur Buchung.
Fehlerquote
Wert 02
Rückfragen, Korrekturen und abgelehnte Rechnungen.
Durchlaufzeit
Wert 03
Vom Rechnungseingang bis zur Freigabe zur Zahlung.
Für IT-Verantwortliche
Technik, die Deine IT nicht zusätzlich belastet.
- Plattform
- Business Central Online. On-Premises nach Prüfung der Version.
- Formate
- XRechnung (UBL), ZUGFeRD und Peppol BIS 3.0 im Standard.
- Standard
- E-Document-Framework ab Version 26.3, erweitert per AL-Extension.
- Übertragung
- E-Mail, Peppol über zertifizierten Access Point, Portale.
- Validierung
- KoSIT-Validator und Schematron-Regeln nach EN 16931.
- Sicherheit
- Entra ID, OAuth 2.0, Azure Key Vault, rollenbasierte Rechte.
- Archiv
- Revisionssichere Ablage von XML und Sichtkopie nach GoBD.
- Übergabe
- Schulung, Dokumentation, Wissenstransfer
Einstieg
Starte mit dem E-Rechnungs-Check.
2 Tage. Festpreis. Ein individueller Fahrplan. Beauftragst Du danach die Umsetzung, rechnen wir den Preis vollständig an.
1.999 €netto
Ergebnisse des Checks
Übersicht Deiner Rechnungswege, ein- und ausgehend- Pflichten und Fristen für Dein Unternehmen
- Lückenliste für Business Central mit Priorisierung
- Umsetzungsvorschlag und Aufwandsschätzung
E-Rechnungen empfangen können musst Du seit dem 1. Januar 2025. Für den Versand gilt eine Übergangsfrist: Ab 2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz verpflichtet, ab 2028 alle. Im E-Rechnungs-Check klären wir, was konkret für Dich gilt.
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie meist. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die Pflicht, solange sie der Norm EN 16931 entsprechen, bei ZUGFeRD also ab Profil EN 16931. Welches Format Du nutzt, hängt vor allem von Deinen Kunden ab.
Ja. Seit Version 26.3 unterstützt Business Central in der deutschen Version XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3 über das E-Document-Framework. Versand und Empfang laufen damit im Standard. Wir richten es ein und ergänzen, was in Deinem Prozess fehlt: Empfangswege, Prüfregeln, Freigaben und Archiv.
Nein. Ein PDF gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Übergangsweise darfst Du es bis Ende 2026 noch versenden, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach brauchst Du ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Per E-Mail-Postfach, über Peppol oder über Portale. Business Central erkennt das Format, liest die Daten aus und legt ein E-Dokument an. Bei ZUGFeRD wird das XML automatisch aus dem PDF gelöst. Mit Bestellabgleich und Freigabe-Workflow wird daraus ohne Abtippen eine gebuchte Einkaufsrechnung.
Ja. Dein Partner bleibt für Business Central zuständig, wir verantworten die E-Rechnung. Einrichtung, Extensions und Update-Termine stimmen wir direkt mit ihm ab. Einen Partnerwechsel braucht es nicht.
Maßgeblich ist das XML, nicht die Sichtkopie. Es muss vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar aufbewahrt werden, in der Regel acht Jahre. Wir binden dafür Dein DMS oder ein revisionssicheres Archiv an. Die Rechnung bleibt direkt am Beleg in Business Central abrufbar.
Nicht zwingend. Zwischen Unternehmen reicht der Versand per E-Mail. Peppol lohnt sich, wenn Du an öffentliche Auftraggeber fakturierst oder Deine Handelspartner es verlangen. Business Central unterstützt Peppol BIS 3, für die Zustellung brauchst Du einen Access Point. Den binden wir an.